1. Qui est responsable ?
- AdiLana (édité par SOIBY SAS, 21 place de la République, 75003 Paris, France) est responsable des données des propriétaires (compte, abonnement, facturation) et des candidats qui réservent en ligne.
- Chaque propriétaire est responsable des données de ses locataires et de ses biens ; AdiLana les traite pour son compte, uniquement selon ses instructions, comme sous-traitant (article 28 du RGPD). Les données d’un propriétaire ne sont jamais visibles par un autre.
2. Données traitées
| Personnes | Données |
|---|---|
| Propriétaires et accès délégués | Nom, e-mail, téléphone, mot de passe (chiffré, jamais lisible), photo facultative ; type de compte, pays, adresse de facturation, numéros d’entreprise et de TVA ; preuve d’acceptation des conditions (version, date, adresse IP) ; marque et 4 derniers chiffres de la carte. |
| Locataires | Identité, téléphone, numéro WhatsApp, e-mail et adresse facultatifs, pièce d’identité (type, numéro, copie), informations complémentaires, observations du propriétaire, occupants du logement (nom, prénom, âge, lien), location, échéances, paiements, justificatifs, quittances, relances. |
| Candidats | Nom, e-mail, téléphone, date d’entrée souhaitée, message, paiement de réservation. |
| Tous | Journal des opérations sensibles (connexions, paiements, documents, consultations de pièces d’identité) avec date et adresse IP. |
Les données de carte bancaire sont saisies et conservées par Stripe (ou PayPal) : AdiLana ne les reçoit jamais.
3. Pourquoi et sur quelle base
- Fournir le service (gestion locative, espace locataire, réservations) : exécution du contrat.
- Facturer l’abonnement et conserver les pièces comptables : exécution du contrat et obligation légale.
- Sécuriser les comptes (journal, alertes de connexion, limitation des tentatives) : intérêt légitime.
- Envoyer les e-mails de service (confirmation, relances de loyer, quittances, alertes) : exécution du contrat. Aucune publicité n’est envoyée sans votre accord.
Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n’est prise, et aucune donnée n’est vendue.
4. Pièces d’identité
- Recueillies par le propriétaire pour conclure la location, et seulement pour cela.
- Stockées dans un espace privé, jamais accessible par une adresse publique ; les métadonnées des photos (dont la position GPS) sont supprimées.
- Visibles uniquement par le propriétaire et les accès délégués de ses biens ; chaque consultation est enregistrée dans le journal.
- Le numéro de pièce et les observations privées ne sont jamais recopiés dans le journal.
5. Durées de conservation
| Compte et données de gestion | Pendant l’abonnement, puis 12 mois (lecture seule et export), puis suppression. |
| Factures, paiements et quittances | Jusqu’à 10 ans lorsque la loi l’exige (obligations comptables). |
| Pièce d’identité d’un locataire | Pendant la location ; supprimée à la demande du propriétaire et au plus tard avec les données de son espace. |
| Réservation non suivie d’une location | 12 mois après la décision, pour répondre aux éventuelles réclamations. |
| Journal des opérations sensibles | Pendant l’abonnement, puis 12 mois. |
6. Destinataires et prestataires
- Stripe : paiement de l’abonnement, des loyers et des réservations (comptes des propriétaires via Stripe Connect).
- PayPal : paiement des loyers lorsque le propriétaire l’a activé.
- Hébergeur du site et de la base de données : SOIBY SAS — 21 place de la République, 75003 Paris, France (informations techniques : soiby.fr).
- Service d’envoi des e-mails (automatisation n8n et serveur de messagerie).
Stripe et PayPal peuvent traiter des données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le cadre de protection des données UE–États-Unis. Ces prestataires n’utilisent vos données que pour le service rendu.
7. Sécurité
Mots de passe chiffrés, sessions protégées (cookie HttpOnly, jetons stockés hachés), limitation des tentatives de connexion, cloisonnement strict entre propriétaires, droits limités par bien pour les accès délégués, journal des opérations sensibles, fichiers privés. En cas de violation de données présentant un risque, les personnes concernées et la CNIL sont informées dans les délais légaux.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur limitation, leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Les propriétaires exportent eux-mêmes leurs données (Excel) depuis leur espace.
- Locataire : adressez-vous d’abord à votre propriétaire, responsable de vos données ; AdiLana l’aidera à vous répondre.
- Propriétaire ou candidat : écrivez à 269@adilana.com.
Nous répondons sous un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr) ou l’autorité de protection des données de votre pays.
9. Cookies
Les cookies de session nécessaires au fonctionnement ne requièrent pas de consentement. Les éventuels cookies statistiques ou marketing optionnels restent désactivés tant que l’utilisateur ne les a pas acceptés. Le choix peut être modifié à tout moment sur la page Cookies.